Was du zum Empfangen brauchst
Seit dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach, das die Dateien entgegennimmt. Das Ausstellen wird erst in den kommenden Jahren Pflicht, die Fristen stehen unter E-Rechnung: Pflicht und Fristen.
So liest du eine E-Rechnung
- Die Datei aus der E-Mail speichern: eine .xml-Datei (XRechnung) oder eine PDF (ZUGFeRD).
- Oben ins Feld ziehen oder über „Datei auswählen“ öffnen.
- Die Rechnung erscheint lesbar mit Positionen, Steuer, Summen und Zahlungsdaten.
Details zu den Formaten findest du bei XRechnung öffnen und ZUGFeRD anzeigen.
Vor dem Buchen kurz prüfen
Die Seite weist dich auf fehlende Pflichtangaben und Summen hin, die nicht zusammenpassen. Mehr dazu unter E-Rechnung prüfen. Bei Auffälligkeiten bitte den Absender um eine korrigierte Rechnung.
Aufbewahren
Archiviere E-Rechnungen im Originalformat, also die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF, in der Regel acht Jahre lang. Eine ausgedruckte oder nur als Bild gespeicherte Rechnung genügt nicht. Im Zweifel fragst du deinen Steuerberater.
Häufige Fragen
Brauche ich eine spezielle Software, um E-Rechnungen zu empfangen?
Nein. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach, das die Dateien entgegennehmen kann. Zum Lesen hilft ein Viewer wie diese Seite.
Kann mir jemand eine E-Rechnung schicken, ohne dass ich zugestimmt habe?
Ja, empfangen können müssen alle Unternehmen. Ausstellen müssen sie erst nach den Übergangsfristen, die du unter „Pflicht und Fristen“ findest.
Was mache ich mit der E-Rechnung nach dem Lesen?
Buche sie wie jede Rechnung und archiviere die Datei im Originalformat. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ansicht genügt dafür nicht.
Wird meine E-Rechnung hochgeladen?
Nein. Die Datei wird nur in deinem Browser gelesen und nirgendwohin gesendet.
Weitere Themen
Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte gibt dein Steuerberater oder das Bundesfinanzministerium.