Die Pflichtangaben nach § 14 UStG
Diese Angaben gehören auf jede Rechnung, ob als Papier, PDF oder E-Rechnung:
- Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Eine einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Ware oder der erbrachten Leistung
- Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung beziehungsweise Leistung
- Das Entgelt (netto), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, samt im Voraus vereinbarter Minderungen wie Rabatten
- Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € genügen weniger Angaben. Mehr zu Ausnahmen und Fristen steht unter E-Rechnung: Pflicht und Fristen.
Was bei der E-Rechnung dazukommt
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach der europäischen Norm EN 16931. Bei der XRechnung wird zusätzlich verlangt:
- eine Kontaktperson des Absenders mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- die E-Mail-Adresse des Empfängers
- eine Käuferreferenz – bei Behörden die Leitweg-ID
- die Zahlungsangaben, zum Beispiel die IBAN
So prüfst du deine Rechnung
Zieh die E-Rechnung oben ins Feld: Die Seite zeigt dir, ob Pflichtangaben wie Steuernummer, Leitweg-ID oder Zahlungsdaten fehlen und ob Positionen, Steuer und Summen zusammenpassen. Das ist eine Plausibilitätsprüfung, mehr dazu bei E-Rechnung prüfen. Eine Rechnung, die du selbst ausstellen willst, kannst du gleich erstellen: Das Formular zeigt dir, was noch fehlt.
Häufige Fragen
Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
Sie muss einmalig vergeben sein, damit die Rechnung eindeutig zu erkennen ist. Mehrere Nummernkreise, etwa je Filiale, sind möglich.
Was gilt für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und geben stattdessen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung an, zum Beispiel mit Verweis auf § 19 UStG.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Dann kann der Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährdet sein. Bitte den Absender um eine berichtigte Rechnung, bevor du sie buchst.
Gelten für Rechnungen an Behörden zusätzliche Angaben?
Ja: Bei der XRechnung ist die Käuferreferenz Pflicht, bei Behörden die Leitweg-ID.
Weitere Themen
Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte gibt dein Steuerberater oder das Bundesfinanzministerium.